Todo lo que debe saber sobre el Control Horario, Control de Accesos, Control de Fichaje y Control de Presencia

Todo sobre el Control Horario, el Control de Acceso, el Control de Presencia y el Control de Fichaje.

Con los modernos controles de acceso y de horario, atrás quedaron los manojos inmensos de llaves, los encargados que abrían y cerraban puertas, los candados y esos viejos métodos de control en los que había que firmar en una hoja o pedir autorización para pasar a determinadas áreas de la empresa.

Hoy en día, muchos de nuestros clientes nos solicitan soluciones de Control Horario que les permita cumplir con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, es decir, la nueva Ley que obliga al Registro Laboral de todos los empleados y que entró en vigor el pasado 12 de mayo de 2019.

Implantando estas soluciones, a demás de cumplir con la nueva ley y evitar sanciones, las empresas tienen un mejor control de accesos a sus sedes de su personal, directivos, empleados, trabajadores, proveedores, visitantes, comerciales … para así, mejorar la seguridad de un entorno, o para verificar quién y cuándo ha accedido a una zona determinada. Por eso hemos decidido hablar sobre el control de acceso, control de fichaje y control de presencia.

Las posibilidades que podemos ofrecer y por lo tanto, las que ya existen en el mercado son tan variadas y sofisticadas como se quiera,  por lo que es sumamente importante tener bien claros los conceptos para saber qué preguntar y así definir la solución que mejor encaje con lo que se necesite.

Antes de nada vamos a familiarizarnos con los conceptos:

¿Qué es el control de accesos?

Un sistema de control de accesos es un sistema electrónico que impide o permite el acceso de un usuario a un área específica validando la identificación por medio de diferentes tipos de lectura (clave por teclado, tags de proximidad, tarjetas o biometría) y a su vez controlando el recurso (puerta, torniquete, barrera, persiana o talanquera) por medio de un dispositivo eléctrico como un electroimán, cantonera, pestillo o motor.

Este control permite controlar a su vez el fichaje de los empleados y su control horario para el registro de la jornada laboral.

Una solución de Control de Accesos debe permitir configurar los derechos de acceso para los grupos de usuarios de una manera rápida, eficaz y sencilla, así como definir las áreas seguras dentro del recinto,  entre otras soluciones.

De este modo puede vincular el control de accesos con el control de presencia, el control de errantes, el sistema de videovigilancia y CCTV y el control de paso, como barreras, pilonas y tornos entre otras interacciones. La posibilidades son muy amplias.

Tipos de Controles de accesos:

Como hemos señalado, podemos diseñar sistemas a medida del cliente final pero agrupándolos en dos apartados podemos decir que tenemos dos tipos básicos de sistemas de accesos.

  • Sistemas de Control de Acceso Autónomos
  • Sistemas de Control de Acceso en Red

Los Sistemas de control de acceso Autónomos son sistemas que permiten controlar una o más puertas, sin estar conectados a un PC o un sistema central, por lo tanto, no guardan registro de eventos. Aunque esta es la principal limitación, algunos controles de acceso autónomos tampoco pueden organizar el acceso por horarios o por grupos de puertas, esto dependerá de la robustez de la marca.

Es decir, los más sencillos sólo usan el método de identificación (ya sea clave, proximidad, huella o biometría) como si se tratara de una "llave" electrónica.

Los Sistemas de control de acceso en Red son sistemas que se integran a través de un PC local o remoto, donde se hace uso de un software de control que permite llevar un registro de todas las operaciones realizadas sobre el sistema con fecha, horario, autorización, etc.

Van desde aplicaciones sencillas hasta sistemas muy complejos y sofisticados según se requiera. Obviamente, estos  sistemas son muchísimo más versátiles y eficaces, en todos los sentidos.

¿Qué es un control de presencia?

control de fichaje empleados twintelcom

Un control de presencia es un sistema capaz de controlar todos los movimientos que se producen sobre el terminal o grupo de ellos, calculando de este modo todas las incidencias que se producen en un recinto para generar análisis de tiempos por cualquier tipo de concepto.

Con estas soluciones va a ganar en tiempo, en control, en flexibilidad y en información.

Tenemos soluciones para la gestión horaria del personal de su empresa de forma 100% automatizada, rápida y eficiente.

Nuestro departamento de ingeniería ha desarrollado una  solución 100% web, que le permitirá obtener en tiempo real toda la información que necesita para la gestión de sus recursos humanos con un gran ahorro de dedicación, reduciendo los costes y asegurando el retorno de la inversión en un tiempo mínimo.

Con estas funcionalidades se pueden planificar los diferentes horarios del personal, teniendo en cuanta las horas extras, horas complementarias , cumpliendo así, con todas las obligaciones legales actuales.

Estos sistemas le permiten tener, en todo momento, información fidedigna de todas las incidencias que se están produciendo sobre el plan horario -ausencias, retrasos, excesos,…- ye incluso se pueden enlazar estos datos con un programa de nómina.

Estas tecnologías le permite estructurar de forma gráfica la organización de su empresa, gestionando múltiples contratos por empleado, almacenando la información que se considere necesaria, definiendo todo tipo de horarios, calendarios, etc.

Todo esto tiene un objetivo: automatizar el control horario y flexibilizar los calendarios para poder optimizarlos en función de las necesidades reales de trabajo de su empresa.

Incorporando las últimas tecnologías disponibles en el mercado (uso de móviles y tabletas iOS o Android, nuestros terminales biométricos faciales o de huella…), permite, también, administrar eficazmente todo el ciclo de gestión de tiempos. Todo es posible ya en una única solución abierta, ampliable y modular que permite, gracias a su extensa comunidad de extensiones estándar, añadir funcionalidades adicionales a la misma solución que está instalada y funcionando en miles de clientes.

En definitiva, estas soluciones  le realizará todo el seguimiento de su planificación horaria al instante y de forma automática. Un interfaz intuitivo, por ejemplo, le facilitará su uso y aprendizaje.

¿Qué permite un control de presencia?

Resumiendo: Un control de presencia permite, entre otros aspectos:

  • Control de Fichaje
  • Control de Horario
  • Definición de turnos de horarios.
  • Definición de calendarios de trabajo flexibles.
  • Control de incidencias y cálculo de horas por usuario/periodo de tiempo.
  • Gestión y control de múltiples conceptos (horas extras, retrasos, etc.).
  • Imputación de costes de cada empleado a diferentes departamentos de la empresa.
  • Obtención de listados por múltiples conceptos.
  • Estadísticas de presencia...

Posibles combinaciones

Una vez definidas tus necesidades (únicamente accesos, máquina de fichar, solo presencia, control de visitantes o una combinación de todas las variantes) podemos pasar a la siguiente etapa que es definir con ellos los siguientes aspectos:

Aspectos que debemos tener en cuenta para el Control de Horarios y Accesos

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Está fuera de toda duda que los sistemas de control de accesos son un elemento clave en un sistema de seguridad y que cada día cuentan con mayor implantación cuando se busca controlar y disponer de un registro de las personas que acceden y a qué hora lo hicieron. Además de facilitar un acceso controlado, permite impedir el acceso no autorizado.

Veamos algunos métodos de identificación: estamos hablando de la tecnología a utilizar. Básicamente el mercado se centra en RFID (proximidad) o huella dactilar, acceso wifi, teclado, pero también hay otros sistemas biométricos como faciales, oculares, palmar, vena…

Diversidad de Sistemas de Control Horario

Existen sistemas complejos que implican operaciones en red, destinados a grandes plantas industriales. Generalmente, requieren la apertura de más de 4 puertas.

Sistemas para establecimientos comerciales de mediana envergadura donde se suele necesitar la apertura de 2 a 4 puertas.

Sistemas pequeños destinados a locales de poco metraje o pocas puertas. Requieren la apertura de 1 o 2 puertas.

Terminales de Interior o Exterior.

Control Entrada o Entrada/Salida.

Franjas horarias.

Antipassback: función que no te permite volver a entrar en una instalación si no se ha fichado previamente a la salida. Así se evita que varios usuarios accedan con la misma unidad de identificación.

Premisas que hay que tener en cuenta a la hora de instalar un Control Horario y de Presencia

Calendarios: Definir diferentes calendarios según grupo de trabajadores.

Turnos. Diferentes horarios. Control de horarios nocturnos, rotativos. Variantes.

Incidencias y bolsas.

Horas extras y costes.

Integración con ERP / Exportación de datos.

Con estos datos, ya podemos diseñar la solución adecuada, a medida, basada en soluciones on line u off line, con terminales o controladoras, etc. Si necesita más información o soporte para diseñar una solución de control de accesos o presencia, envíe sus consultas a Info@twintelcom.com o rellene nuestro formulario de contacto y estaremos encantados de atenderte.

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